е-Управление >>> Документи и съвместна работа

За да функционира ефективно, всяка организация се нуждае от система, чрез която електронните документи да се създават, съхраняват, организират, обработват и архивират. Стратегиите за електронно управление на документи пестят ценно време, значително намаляват разходите за хартия, замърсяването, консумацията на вода и енергия.

Предлагаме на Вашето внимание комплексно решение за управление на документи, файлови услуги, архив на документи, електронна поща с пълен контрол на достъпа до информационните ресурси. 

  От какво имате нужда

• От среда в която да работите, без да се налага да стартирате едно или друго приложение, за да извършите целия процес от създаване на един документ, през неговата редакция, регистрация, изпращане и архивиране
• От решение, което да Ви осигури възможност да извършвате ежедневната си дейност по обработка на документи без значение къде се намирате в офиса или извън него, отговарящо на фирмените изисквания за сигурност
• Да пращате поща без да се налага да излизате от приложението
• От възможност да архивирате документите
• Да ползвате файлови услуги без да се налага да напускате приложението

  Често задавани въпроси

• Как управлявате документите с които работите?
• Колко приложения се налага да стартирате, за да създадете документ, да редактирате съществуващ, да го отпечатате или изпратите по пощата, да го регистрирате или съхраните?
• Можете ли да работите с документите извън офиса при осигурен защитен достъп през уеб ?
• Можете ли да достъпвате документите от лаптопа си, таблета или смартфона?
• Как следите колко версии на документа имате и коя е актуалната, когато повече от един човек се налага да обработва документа?

Какво предлагаме

Какъвто и да е предмета на дейност на една организация тя неминуемо работи с документи. Обемът е различен, но дейностите са стандартни, независимо от това дали фирмата е малка или голяма корпорация. Нашата цел е да улесним максимално работата свързана с обичайните дейности по управление на документите. Предлагаме комплексно решение, което:

• предоставя една единствена среда за работа с документи, обезпечена с пълна защита и контрол на достъпа;
• обезпечава достъпът до приложението независимо от къде се достъпва – от офиса, от вкъщи или от мястото където служителя е командирован; 
• осигурява достъп до документите както от работната станция в офиса, така и от лаптоп, таблет или смартфон; 
• се стартира единствено през браузър - не изисква инсталиране на какъвто и да е софтуер на работната станция или устройство;
• предоставя безпроблемен „single sign-on", базиран на индустриални стандарти;
• след един единствен логин в системата осигурява:   
  • автоматично стартиране на съответното офис приложение, когато искате да създадете нов документ или да редактирате съществуващ;
  • автоматично стартиране на мейлинг системата ако искате да го изпратите по пощата
  • криптиранне на документа, което осигурява сигурността на кореспонденцията при неговото изпращане;
  • архивиране на документа когато е приключен и повече не се налага неговата промяна;
  • запазване версии на документите след всяко редактиране от друг служител с възможност за проследяване и възстановяване на версия;
  • избягване дублирането на документи и губенето на време за търсене и уточняване коя е актуалната версия на документ, върху който имат правата да работят няколко човека – системата показва винаги последната версия на документа;
  • организиране на документите по папки с възможност за подреждането им според желанието на всеки клиент на системата, така както подреждаме бюрото си;
  • възможност за промяна имената на документите и защита от изтриване посредством политики за достъп базирани на ролята на потребителя;
  • възможност за директен печат;
  • експортиране съдържанието на документ (Word, Excel и др.) в pdf формат;
  • възможност за създаване на регистри за входни и изходни документи;
  • описване на работни потоци;
• включва средство за комуникации и групова работа, осигуряващо услуги за електронна поща, календари, графици, управление на задачи, управление на контакти и други средства за повишаване продуктивността на служителите;
• обезпечава контрол на достъпите до информационни ресурси, което осигурява защитен достъп до Уеб и корпоративни приложения;
• осигурява сигурността на документите, както и бързия достъп до тях;
• позволява контрол на достъпа, като избрани документи могат да бъдат видими само за определени служители, разполагащи с нужните за това права.

Техническа поддръжка:
Техническата поддръжка се извършва от специалисти на Интепро, по телефон, електронна поща и на място в режим 8х5 с време за реакция 4 часа.

Ценова оферта
Предложената ценова оферта е за 10 потребителя и включва:

• Софтуер с включена поддръжка за 1 година
• Проектиране, инсталация, внедряване и обучение за работа със системата

3250 EUR без ДДС

Изисквания към хардуера:
За изграждане на комплексното решение за управление на документи и съвместна работа е необходим хардуерен ресурс, достатъчен за покриване на текущите и в близко бъдеще нужди на клиента. Предварителната хардуерна спецификация за изграждане на системата изглежда по следния начин:

• 1 x Intel (or Xeon) class Quad-Core CPU
• 32 GB RAM
• 2 x 100 GB SSD + 2 x 1 TB HDD за данни
• 1 x 1Gbps мрежов адаптер